Undvik dyra misstag – få koll på företagets inköp
En kommunanställd i Kävlinge polisanmäldes nyligen efter att ha använt arbetsgivarens inköpssystem för privata köp. Kommunen ser över sina rutiner, men hur många av oss småföretagare har gjort detsamma de senaste åren? Att lägga lite tid på enkla åtgärder kan vara en klok investering.
Sydsvenskan publicerade nyligen en artikel om en kommunanställd i Kävlinge som polisanmälts för att ha gjort privata köp via kommunens inköpssystem. Bland annat handlades nässprej, schampo och fläsk – för tiotusentals kronor. Du kan läsa hela artikeln här : Sydsvenskan .
Kommunen ser nu över sina rutiner, men handen på hjärtat – hur många av oss småföretagare tar oss tiden att göra samma sak? Det är lätt att tänka ”det händer inte hos oss” eller ”vi fixar det sen”, tills något faktiskt går snett.
Så undviker du problemen
Att få koll på inköpen behöver inte vara krångligt. Här är några enkla åtgärder som kan göra stor skillnad:
Ha tydliga regler för inköp: Bestäm vilka köp som är okej och vad som kräver godkännande.
Skapa enkla rutiner: Dokumentera inköp och sätt upp en process för att granska dem.
Använd smarta digitala verktyg: Idag finns det system som hjälper dig hålla koll på utgifterna i realtid.
Utbilda dina medarbetare: Alla behöver förstå reglerna och veta varför de är viktiga.
Kontrollera regelbundet: Kolla igenom inköpen med jämna mellanrum för att upptäcka eventuella avvikelser.
Sätt gränser på företagskort: Till exempel maxbelopp per köp eller vilka typer av utgifter kortet kan användas för.
Uppmuntra transparens: Skapa en miljö där det känns tryggt att rapportera om något inte verkar stämma.
Behöver du hjälp?
Om du inte hinner eller tycker det är svårt att komma igång – hör av dig! Vi på PHS Ekonomi kan hjälpa dig att sätta upp rutiner som passar just ditt företag. Läs mer om vår verksamhet i Kävlinge