Så hanterar vi din företagsdata på PHS Ekonomi

Dokumentnamn: Personuppgiftspolicy & Underbiträden (Dataskyddspolicy för kunder) v2.0

PHS Ekonomi behandlar personuppgifter i enlighet med GDPR och bokföringslagen. Här hittar du information om hur vi skyddar din företagsdata och vilka underbiträden vi använder. Denna information gäller både för kunder och samarbetspartners. För praktiska riktlinjer om din egen hantering av personuppgifter och informationssäkerhet, se: Riktlinjer för säker informationshantering

1. Vem är ansvarig för personuppgifter?

  • Personuppgiftsansvarig: Våra kunder (Uppdragsgivaren)

  • Personuppgiftsbiträde: PHS Ekonomi (Byrån)

Vi behandlar personuppgifter för att utföra avtalade tjänster inom redovisning, lönehantering och skatter.

2. Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vi behandlar endast de uppgifter som är nödvändiga för våra tjänster:

  • Identitetsuppgifter (Namn, personnummer, organisationsnummer)

  • Kontaktuppgifter (Adress, telefon, e-post)

  • Ekonomiska uppgifter (Löner, fakturor, betalningar, skattekonto)

3. Våra underbiträden

För att leverera våra tjänster använder vi system och tjänsteleverantörer. Här är vår aktuella lista över underbiträden:

  • Fortnox – Bokförings- och redovisningssystem

  • Visma – Bokföring, lönehantering och skatteredovisning

  • Google Workspace (Gmail, Drive,Kalkylark) – E-post och dokumenthantering

  • BankID – Identitetsverifiering

  • Microsoft 365 – E-post, dokumentlagring och kommunikation

  • SignRequest – Digital signering av dokument

Vid ändringar i listan informerar vi befintliga kunder via e-post.

4. Hur skyddar vi din data?

PHS Ekonomi har följande säkerhetsrutiner:

  • Åtkomstbegränsning – Endast behöriga personer hanterar känslig data

  • Säker kommunikation – Krypterad e-post används vid behov

  • Lösenordsskyddade filer – Vi skyddar känsliga dokument

  • Regelbunden säkerhetsgranskning

  • Säkerhetsbedömning av underbiträden – Vi säkerställer att samtliga underbiträden har adekvata säkerhetsåtgärder, inklusive dataskydd och backup-rutiner.

  • Incidenthantering - Vid misstänkt eller konstaterad säkerhetsincident ska PHS Ekonomi informera uppdragsgivaren. Vid allvarliga incidenter vidtas åtgärder inom 72 timmar, i enlighet med GDPR:s krav på incidentrapportering.

5. Hur länge sparas dina uppgifter?

Bokföringsuppgifter sparas i minst 7 år enligt lag. Efter avslutat samarbete kan vi återlämna, anonymisera eller radera uppgifter – beroende på lagkrav och överenskommelse.

Har du frågor? Mejla oss på info@phsekonomi.se

Denna policy gäller från publiceringsdatum och ersätter tidigare versioner.